Chính sách bảo mật

CHÍNH SÁCH BẢO MẬT

Công ty Cổ phần Công nghiệp Oval Việt Nam, gọi tắt là (“Oval Việt Nam”, “chúng tôi”) tôn trọng quyền riêng tư và cam kết bảo vệ thông tin cá nhân của khách hàng khi truy cập, tìm hiểu sản phẩm, liên hệ hoặc thực hiện giao dịch thông qua website oval.vn.

Chính sách này quy định nguyên tắc thu thập, sử dụng, quản lý và bảo vệ thông tin cá nhân của khách hàng trong quá trình sử dụng website và các dịch vụ do Oval Việt Nam cung cấp.

1. Mục đích thu thập thông tin

Oval Việt Nam có thể thu thập thông tin của khách hàng nhằm các mục đích:

Tiếp nhận, xác nhận và xử lý yêu cầu đặt hàng;
Cung cấp sản phẩm, dịch vụ theo yêu cầu của khách hàng;
Liên hệ tư vấn, báo giá và hỗ trợ khách hàng;
Thực hiện việc giao nhận hàng hóa và thanh toán;
Gửi thông tin liên quan đến sản phẩm, dịch vụ, chương trình ưu đãi hoặc các thông báo cần thiết;
Giải quyết phản ánh, khiếu nại hoặc các vấn đề phát sinh trong quá trình giao dịch;
Cải thiện chất lượng sản phẩm, dịch vụ và trải nghiệm của người sử dụng trên website.

Phạm vi thông tin có thể thu thập

Tùy từng trường hợp, thông tin được thu thập có thể bao gồm:

Họ và tên;
Số điện thoại;
Địa chỉ thư điện tử (email);
Địa chỉ giao hàng;
Thông tin liên quan đến đơn hàng;
Thông tin phục vụ thanh toán, nếu giao dịch có phát sinh;
Các thông tin khác do khách hàng chủ động cung cấp khi liên hệ với Oval Việt Nam.

2. Phạm vi sử dụng thông tin

Thông tin cá nhân của khách hàng được Oval Việt Nam sử dụng trong phạm vi cần thiết để:

Xử lý đơn đặt hàng và thực hiện giao hàng;
Thực hiện hoặc hỗ trợ quá trình thanh toán;
Tư vấn và cung cấp thông tin về sản phẩm, dịch vụ;
Chăm sóc và hỗ trợ khách hàng;
Gửi các thông báo có liên quan đến giao dịch hoặc dịch vụ;
Tiếp nhận và giải quyết khiếu nại;
Giải quyết tranh chấp phát sinh giữa các bên;
Thực hiện các nghĩa vụ theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Oval Việt Nam không sử dụng thông tin cá nhân của khách hàng cho các mục đích không liên quan đến những nội dung nêu trên nếu chưa có sự đồng ý phù hợp của khách hàng, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

3. Thời gian lưu trữ thông tin hoặc phương pháp xác định thời gian lưu trữ

Thông tin tài khoản: trong thời gian tài khoản hoạt động và tối đa 24 tháng kể từ khi tài khoản bị xóa/khóa/chấm dứt, trừ trường hợp pháp luật yêu cầu lưu lâu hơn.

Thông tin tư vấn/liên hệ không phát sinh giao dịch: tối đa 24 tháng kể từ lần trao đổi cuối cùng.

Thông tin đơn hàng, giao dịch, hóa đơn/chứng từ: lưu trong thời hạn cần thiết để thực hiện giao dịch và theo thời hạn bắt buộc của pháp luật về kế toán, thuế và pháp luật liên quan.

Hồ sơ phản ánh, khiếu nại, tranh chấp: trong suốt quá trình xử lý và tối thiểu 03 năm kể từ ngày vụ việc kết thúc, trừ thời hạn khác theo luật.

Dữ liệu kỹ thuật/ cookie/ nhật ký hệ thống: thông thường không quá 12 tháng, trừ khi cần lưu lâu hơn để xử lý sự cố, phòng chống gian lận hoặc thực hiện nghĩa vụ pháp lý.

Khi hết thời hạn cần thiết, dữ liệu sẽ được xóa, hủy, ẩn danh hoặc xử lý theo quy định pháp luật, trừ trường hợp phải tiếp tục lưu giữ theo nghĩa vụ pháp lý.

4. Cá nhân, tổ chức có thể được tiếp cận thông tin

Thông tin cá nhân của khách hàng chỉ được cung cấp cho các cá nhân hoặc tổ chức có liên quan khi việc tiếp cận thông tin là cần thiết để thực hiện giao dịch hoặc theo quy định pháp luật, bao gồm:

Các bộ phận, nhân viên có thẩm quyền của Oval Việt Nam phục vụ việc vận hành, kinh doanh và chăm sóc khách hàng;
Đơn vị vận chuyển hoặc giao nhận cần thông tin để thực hiện việc giao hàng;
Ngân hàng, tổ chức tài chính hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ thanh toán khi cần xử lý giao dịch;
Nhà cung cấp dịch vụ hỗ trợ hoạt động của website trong phạm vi cần thiết;
Cơ quan nhà nước có thẩm quyền khi có yêu cầu hợp pháp;
Các bên khác trong trường hợp khách hàng đã đồng ý cho phép cung cấp thông tin.

Oval Việt Nam không bán, trao đổi hoặc cung cấp thông tin cá nhân của khách hàng cho bên thứ ba để sử dụng cho mục đích thương mại độc lập mà không có sự đồng ý của khách hàng.

5. Biện pháp bảo mật thông tin, dữ liệu của người sử dụng

Oval áp dụng các biện pháp sau:

Phân quyền và kiểm soát truy cập; giới hạn nhân sự được xem hoặc xử lý dữ liệu theo nhiệm vụ.
Quản lý tài khoản, mật khẩu và cơ chế xác thực phù hợp đối với hệ thống quản trị.
Áp dụng biện pháp bảo mật đối với quá trình truyền/lưu trữ dữ liệu; sao lưu và nhật ký hoạt động khi cần.
Sử dụng biện pháp phòng chống mã độc, tấn công mạng và truy cập trái phép phù hợp với quy mô hệ thống.
Yêu cầu nhân sự và nhà cung cấp dịch vụ liên quan thực hiện nghĩa vụ bảo mật dữ liệu.
Kiểm tra, khắc phục lỗ hổng và thực hiện quy trình ứng phó khi phát hiện nguy cơ hoặc sự cố dữ liệu.
Thông báo/ phối hợp với chủ thể dữ liệu và cơ quan có thẩm quyền trong trường hợp pháp luật yêu cầu.

6. Phương thức, quy trình để chủ thể dữ liệu xem, chỉnh sửa hoặc yêu cầu chỉnh sửa dữ liệu

Chủ thể dữ liệu gửi yêu cầu qua: Email contact@oval.vn; Hotline/Zalo 090 1234 606; biểu mẫu liên hệ trên website; hoặc văn bản gửi tới trụ sở Công ty CPCN Oval Việt Nam.

Bước 1: Gửi yêu cầu. Nêu họ tên, số điện thoại/email đã sử dụng, thông tin cần xem/ chỉnh sửa và nội dung đề nghị.

Bước 2: Xác minh. Oval Việt Nam xác minh người yêu cầu và mối liên hệ với dữ liệu để hạn chế việc sửa dữ liệu trái phép.

Bước 3: Kiểm tra dữ liệu. Bộ phận phụ trách xác định dữ liệu đang lưu giữ và phạm vi có thể cung cấp/ chỉnh sửa.

Bước 4: Thực hiện. Cho phép xem hoặc cập nhật/chỉnh sửa thông tin theo yêu cầu hợp lệ.

Bước 5: Phản hồi. Thông báo kết quả; nếu từ chối toàn bộ hoặc một phần thì nêu lý do phù hợp theo quy định pháp luật.

Oval Việt Nam dự kiến xác nhận tiếp nhận trong vòng 03 ngày làm việc và xử lý yêu cầu hợp lệ trong vòng 10 ngày làm việc, trừ trường hợp pháp luật quy định thời hạn khác hoặc vụ việc cần thêm thời gian xác minh.

7. Phương thức, quy trình tiếp nhận yêu cầu xóa, hủy hoặc hạn chế xử lý dữ liệu

Chủ thể dữ liệu gửi yêu cầu qua email contact@oval.vn, hotline/ Zalo 090 1234 606, biểu mẫu liên hệ hoặc văn bản tại trụ sở. Yêu cầu cần thể hiện rõ dữ liệu và phạm vi đề nghị xóa, hủy hoặc hạn chế xử lý.

Bước 1: Tiếp nhận. Ghi nhận yêu cầu và thông tin liên hệ của người gửi.

Bước 2: Xác minh. Xác minh danh tính/quyền yêu cầu và dữ liệu liên quan.

Bước 3: Đánh giá. Đối chiếu yêu cầu với nghĩa vụ hợp đồng, kế toán, thuế, giải quyết tranh chấp và các nghĩa vụ pháp lý khác.

Bước 4: Thực hiện. Xóa, hủy hoặc hạn chế xử lý dữ liệu trong phạm vi hợp lệ và kỹ thuật cho phép.

Bước 5: Thông báo kết quả. Phản hồi cho chủ thể dữ liệu; nếu phải tiếp tục lưu giữ một phần dữ liệu, nêu cơ sở và giới hạn sử dụng dữ liệu đó.

Dữ liệu có thể chưa được xóa ngay nếu cần để hoàn thành giao dịch, thực hiện nghĩa vụ kế toán/ thuế, giải quyết khiếu nại/ tranh chấp, phòng chống gian lận, bảo vệ quyền lợi hợp pháp hoặc đáp ứng yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.

8. Phương thức, quy trình tiếp nhận và giải quyết khiếu nại, yêu cầu, phản ánh về bảo mật thông tin

Khi phát hiện hoặc nghi ngờ dữ liệu bị sử dụng sai mục đích, vượt quá phạm vi thông báo, bị truy cập trái phép hoặc tiết lộ không đúng quy định, chủ thể dữ liệu có thể liên hệ: Email contact@oval.vn; Hotline/ Zalo 090 1234 606; biểu mẫu liên hệ; hoặc trụ sở chính của Công ty CPCN Oval Việt Nam.

Bước 1: Tiếp nhận. Ghi nhận nội dung, bằng chứng/tài liệu và thông tin liên hệ.

Bước 2: Xác minh. Xác minh chủ thể dữ liệu và kiểm tra hệ thống, lịch sử xử lý, bên liên quan.

Bước 3: Khắc phục. Tùy vụ việc, có thể hạn chế truy cập, chỉnh sửa/xóa dữ liệu, thu hồi quyền truy cập, yêu cầu bên liên quan ngừng xử lý, khắc phục lỗ hổng hoặc biện pháp khác.

Bước 4: Phản hồi. Thông báo kết quả xử lý cho người yêu cầu và hướng dẫn bước tiếp theo nếu cần.

Thời hạn phản hồi ban đầu dự kiến: không quá 03 ngày làm việc. Thời hạn giải quyết dự kiến: không quá 15 ngày làm việc; vụ việc phức tạp có thể kéo dài tối đa 30 ngày làm việc và Oval Việt Nam sẽ thông báo tình trạng xử lý.

9. Đơn vị thu thập và quản lý thông tin

CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHIỆP OVAL VIỆT NAM

Địa chỉ: A16 – NV6 ô số 06, Khu đô thị mới hai bên đường Lê Trọng Tấn, Phường Tây Mỗ, Thành phố Hà Nội, Việt Nam.
Điện thoại: 090 1234 606
Email: contact@oval.vn
Website: oval.vn

Khách hàng có thể sử dụng các thông tin liên hệ trên để yêu cầu hỗ trợ hoặc thực hiện các quyền liên quan đến thông tin cá nhân của mình.

10. Quyền của khách hàng đối với thông tin cá nhân

Khách hàng có quyền yêu cầu Oval Việt Nam:

Kiểm tra thông tin cá nhân đã cung cấp;
Cập nhật hoặc điều chỉnh thông tin chưa chính xác;
Yêu cầu xóa thông tin cá nhân trong trường hợp phù hợp với quy định pháp luật;
Phản ánh hoặc khiếu nại về việc thu thập, sử dụng hoặc bảo vệ thông tin cá nhân.

Để thực hiện các quyền trên, khách hàng có thể liên hệ với Oval Việt Nam thông qua email, số điện thoại hoặc các kênh liên hệ chính thức được công bố trên website.

Oval Việt Nam có thể yêu cầu khách hàng cung cấp một số thông tin cần thiết để xác minh danh tính trước khi thực hiện yêu cầu nhằm bảo đảm an toàn dữ liệu.

Cam kết bảo mật thông tin cá nhân

Oval Việt Nam cam kết thực hiện các biện pháp phù hợp để bảo vệ thông tin cá nhân của khách hàng, bao gồm:

Quản lý thông tin cá nhân theo đúng mục đích thu thập;
Áp dụng các biện pháp kỹ thuật và quản lý nhằm hạn chế nguy cơ mất mát, truy cập trái phép hoặc sử dụng sai mục đích;
Hạn chế quyền tiếp cận thông tin đối với những cá nhân không có nhiệm vụ liên quan;
Không tự ý tiết lộ thông tin cá nhân cho bên thứ ba ngoài các trường hợp được quy định tại Chính sách này hoặc pháp luật cho phép.

Trong trường hợp xảy ra sự cố an toàn thông tin có khả năng ảnh hưởng đến dữ liệu cá nhân của khách hàng, Oval Việt Nam sẽ tiến hành kiểm tra, áp dụng biện pháp khắc phục và thực hiện việc thông báo cho cơ quan có thẩm quyền hoặc chủ thể bị ảnh hưởng khi thuộc trường hợp phải thông báo theo quy định pháp luật.

Nguyên tắc không bán, cho thuê hoặc sử dụng trái mục đích thông tin khách hàng

Oval Việt Nam không bán hoặc cho thuê thông tin cá nhân của khách hàng. Thông tin khách hàng cung cấp được quản lý và sử dụng chủ yếu để phục vụ việc liên hệ, tư vấn, giao dịch, cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ và chăm sóc khách hàng.

Thông tin cá nhân chỉ có thể được cung cấp cho tổ chức hoặc cá nhân khác trong các trường hợp:

Khách hàng đã đồng ý cho phép cung cấp thông tin;
Việc cung cấp thông tin là cần thiết để thực hiện sản phẩm hoặc dịch vụ mà khách hàng yêu cầu;
Việc cung cấp thông tin là cần thiết để thực hiện đơn hàng, giao nhận hoặc thanh toán;
Có yêu cầu của Tòa án, cơ quan điều tra hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định pháp luật;
Có căn cứ hợp lý cho thấy việc sử dụng website hoặc dịch vụ có dấu hiệu vi phạm quy định của Oval Việt Nam hoặc quy định pháp luật và việc xử lý thông tin là cần thiết để bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của các bên liên quan.

11. Sử dụng thông tin nhằm bảo đảm môi trường giao dịch an toàn

Thông tin thu thập thông qua website được sử dụng nhằm hỗ trợ Oval Việt Nam xây dựng môi trường giao dịch an toàn, thuận tiện và chuyên nghiệp.

Dữ liệu của khách hàng cũng có thể được sử dụng để:

Xác minh thông tin giao dịch;
Hỗ trợ xử lý các vấn đề liên quan đến đơn hàng và thanh toán;
Phòng ngừa gian lận, hành vi giả mạo hoặc truy cập trái phép;
Xử lý các tranh chấp phát sinh trong quá trình mua bán;
Phát hiện, ngăn chặn các hành vi có dấu hiệu vi phạm pháp luật hoặc ảnh hưởng đến quyền và lợi ích hợp pháp của Oval Việt Nam, khách hàng hoặc bên thứ ba.